Empowering digital ethics
To achieve our goals toward a sustainable future that we’ll be able to deliver to the generations to come, we abide by a set of Policies and Procedures that ensure compliance with laws and regulations and streamline our operations in an ethical manner. We provide responses for all of our material issues, value our employees and our partnerships while cultivating a corporate ethical culture across our organization. We take all the necessary steps to operate under a responsible framework of operation by respecting human rights and rejecting practices of modern slavery.
At Uni Systems, we embrace diversity, defend innovation, promote creativity, support the free sharing of ideas and the flow of information via open communication, while, at the same time, we value compassionate directness. We choose to reject any kind of violence, harassment, and modern slavery practices and to fully align with respective laws and regulations.
Our People
We focus on the principles of ethics and integrity, responsible business behavior and sustainable development. Our strong value system lies at the core of our culture and philosophy. By aligning our actions with high ethical standards, we create relationships of trust with all stakeholders and long-term value, and at the same time, we protect our reputation.
Honoring the principles of diversity, equality and inclusion is essential for ensuring a functional and efficient working environment. We are providing equal employment opportunities and banning any form of discrimination on grounds of gender, religion, race, color, nationality, disability, social class, political beliefs, age, marital status, sexual orientation or any other characteristics while maintaining a work culture that recognizes, appreciates and effectively utilizes the talents, skills and perspectives of each employee.
Respecting human rights is a matter of fundamental importance for establishing an environment based on trust, communication and mutual respect, as well as adopting and promoting openness and teamwork. We are committed to providing a safe and healthy work environment for all our employees, treating them with dignity and respect and avoiding incidents of violence and harassment of any kind.
Our Ecosystem of Partners
In our ecosystem and among our stakeholders, there is no room for modern slavery, human trafficking or forced labor practices, which violate basic human rights. We are committed to working intensively against this phenomenon, alongside our people, with the support of our governance framework and the strong commitment of our Top Management.
We honor our long-standing business relationships and partnerships as they constitute a benchmark in our development and have defined our course. Our commercial relations with partners and suppliers further support our effort to successfully cover the primary need for the provision of effective solutions and, therefore, we take action to strengthen our ecosystem for the benefit of all our stakeholders.
Procedure for Reporting Breach Incidents of the Code of Conduct & Ethical Behaviour
Uni Systems is committed to fostering an entrepreneurial spirit of transparency and accountability, a process that requires the highest possible level of professional and ethical conduct from all its employees and business partners.
To prevent wrongdoing, unethical and unlawful behaviour/actions, we aim to ensure that if any of our employees or a third party has suspicions about the above issues that regard the operation of our Company, they have the opportunity to report it, while remaining anonymous if they so wish.
Submitted reports may be either signed or anonymous.
However, we encourage the signed official reporting as this facilitates investigation and the adoption of the necessary measures.
You can report incidents that regard violations of the company’s policies and/or procedures as well as the applicable legislation (e.g. fraud, corruption, theft, embezzlement, non-compliance with Uni Systems' Code of Conduct & Ethical Behaviour, data breaches and/or security incidents and any act or omission in general that may cause moral or material damage to Uni Systems and its subsidiaries) through the following communication channels:
E-mail: milisemas@unisystems.gr
By post: 19-23, Al. Pantou str., P.C. 17671, Kallithea, Athens, Greece (Attn: Uni Systems Compliance Officer, marked as "Confidential").
The above communication channels include Uni Systems subsidiaries as well.
In the event of data breaches and security incidents, you may use the following communication channels:
E-mail: databreach@unisystems.gr (data breach)
E-mail: infosec@unisystems.gr (security incident)
By post: 19-23, Al. Pantou str., P.C. 17671, Kallithea, Athens, Greece (Attn: Data Protection Officer for a data breach, marked as "Confidential" or Attn: Information Security Officer for a security incident, marked as "Confidential").
Electronic Breach Incident Report Form
We would like to make our employees or third parties interested in the Company aware of the following:
- They are encouraged to disclose freely any activity deviating from the principles of the Code of Conduct and Ethical Behaviour and may constitute a cause for concern that comes to their attention.
- Such reports are instrumental in avoiding or mitigating any potential negative impact on the Company, while at the same time encouraging a culture of transparency, accountability and integrity.
- An official (signed) report of a violation is more reliable and provides the opportunity to communicate directly with the reporting party (employee or third party) to provide clarifications and additional information during the report verification process.
- The Company's Management will ensure that no actions will be taken against any employee who reports, in good faith, any actual or alleged behaviour/action that constitutes a violation.
- The reporting procedure should not be misused for frivolous accusations or personal complaints. To prevent malicious or unfounded reports, sanctions may be imposed on reporting parties that have acted in bad faith and legal action for defamation may be taken.
It is noted that Uni Systems has established clear rules and policies that define, among others, which incidents constitute violations and what is the procedure followed to monitor and manage them.
You can find a summary of the Whistleblowing Policy – Incident Reporting here
If you want to know more about the processing of your personal data and your rights, please refer to the Specific Privacy Notice of Incident Reporting which you can find here.
Διαδικασία Αναφοράς Περιστατικών Παραβίασης του Κώδικα Δεοντολογίας & Ηθικής Συμπεριφοράς
Η Uni Systems δεσμεύεται να καλλιεργεί ένα επιχειρηματικό πνεύμα διαφάνειας και υπευθυνότητας. Ως εκ τούτου, απαιτεί το υψηλότερο δυνατό επίπεδο επαγγελματικής και ηθικής συμπεριφοράς από όλους τους εργαζομένους και τους επιχειρηματικούς εταίρους της. Προκειμένου να εδραιωθεί η αποτροπή αδικημάτων, ανήθικων και παραβατικών συμπεριφορών/πράξεων, επιθυμούμε να βεβαιωθούμε ότι εάν εργαζόμενός μας ή τρίτος έχει υποψία σχετικά με τα ανωτέρω ζητήματα αναφορικά με τη λειτουργία της Εταιρείας μας, έχει το βήμα να το αναφέρει, διατηρώντας την ανωνυμία αν το επιθυμεί.
Οι αναφορές μπορεί να υποβάλλονται επώνυμα ή ανώνυμα.
Ωστόσο, ενθαρρύνεται η υποβολή επώνυμων καταγγελιών καθώς διευκολύνουν τη διεξαγωγή της απαραίτητης έρευνας και την λήψη των απαιτούμενων μέτρων.
Μπορείτε να αναφέρετε περιστατικά που αφορούν παραβίαση των εταιρικών Πολιτικών/Διαδικασιών καθώς και της ισχύουσας νομοθεσίας [λ.χ. απάτη, διαφθορά, κλοπή, υπεξαίρεση, μη συμμόρφωση με τον Κώδικα Δεοντολογίας και Ηθικής Συμπεριφοράς της Uni Systems, περιστατικά παραβίασης προσωπικών δεδομένων (data breaches) ή/και ασφάλειας πληροφοριών (security incidents) και γενικότερα οποιαδήποτε πράξη ή παράλειψη μπορεί να επιφέρει ηθική ή υλική ζημία στη Uni Systems και τις θυγατρικές της] χρησιμοποιώντας τα παρακάτω κανάλια επικοινωνίας:
E-mail: milisemas@unisystems.gr
Ταχυδρομικά: Αλ. Πάντου 19-23, Τ.Κ. 17671, Καλλιθέα, Αθήνα, Ελλάδα (Υπόψη Υπεύθυνου Κανονιστικής Συμμόρφωσης, με την ένδειξη «Εμπιστευτικό»)
Στα παραπάνω κανάλια επικοινωνίας υπάγονται, επίσης οι θυγατρικές εταιρείες.
Ειδικά, για τις περιπτώσεις παραβίασης προσωπικών δεδομένων και ασφάλειας πληροφοριών, μπορείτε να χρησιμοποιείτε τα ακόλουθα κανάλια επικοινωνίας:
E-mail: databreach@unisystems.gr (παραβίαση προσωπικών δεδομένων)
E-mail: infosec@unisystems.gr (παραβίαση ασφάλειας πληροφοριών)
Ταχυδρομικά: Αλ. Πάντου 19-23,Τ.Κ. 17671, Καλλιθέα, Αθήνα, Ελλάδα -Υπόψη Υπεύθυνου Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, με την ένδειξη «Εμπιστευτικό» αν υπάρχει παραβίαση προσωπικών δεδομένων ή υπόψη Υπεύθυνου Ασφάλειας Πληροφοριών αν αφορά σε ζητήματα παραβίασης Ασφάλειας Πληροφοριών.
Ηλεκτρονική Φόρμα Αναφοράς Περιστατικού Παραβίασης
Οι εργαζόμενοί μας ή τρίτα ενδιαφερόμενα μέρη της Εταιρείας, θα θέλαμε να γνωρίζουν τα ακόλουθα:
- Ενθαρρύνονται να γνωστοποιούν ελεύθερα εάν υπέπεσε στην αντίληψή τους κάποια δραστηριότητα που αποκλίνει από τις αρχές του Κώδικα Δεοντολογίας και Ηθικής Συμπεριφοράς και μπορεί να αποτελεί λόγο ανησυχίας.
- Τέτοιες αναφορές συμβάλλουν καθοριστικά στην αποφυγή ή στον μετριασμό πιθανού αρνητικού αντικτύπου στην Εταιρεία, ενώ παράλληλα στηρίζεται η κουλτούρα της διαφάνειας, της υπευθυνότητας και της ακεραιότητας.
- Η επώνυμη αναφορά μιας παραβίασης είναι περισσότερο αξιόπιστη, παρέχοντας συγχρόνως τη δυνατότητα άμεσης επικοινωνίας με τον αναφέροντα (εργαζόμενο ή τρίτο) για την παροχή διευκρινίσεων και συμπληρωματικών στοιχείων κατά τη διαδικασία ελέγχου της αναφοράς.
- Η Διοίκηση της Εταιρείας διασφαλίζει ότι δεν θα αναληφθεί καμία ενέργεια εναντίον οποιουδήποτε εργαζομένου που αναφέρει, καλή τη πίστη, οποιαδήποτε πραγματική ή υποτιθέμενη παραβατική συμπεριφορά/πράξη.
- Η διαδικασία των αναφορών δεν θα πρέπει να χρησιμοποιείται καταχρηστικά για απερίσκεπτες κατηγορίες ή προσωπικά παράπονα. Για την αποτροπή κακόβουλων ή αβάσιμων αναφορών, ενδέχεται να επιβληθούν κυρώσεις στους αναφέροντες οι οποίοι ενήργησαν με κακή πίστη, όπως και να διενεργηθούν νομικές πράξεις για συκοφαντική δυσφήμιση.
Σημειώνεται ότι, η Uni Systems έχει καθιερώσει σαφείς κανόνες και Πολιτικές που ορίζουν, πέραν όλων των άλλων, ποια περιστατικά συνιστούν παραβιάσεις και ποια είναι η ακολουθούμενη διαδικασία παρακολούθησης και διαχείρισης αυτών.
Σύνοψη της Πολιτικής Διαχείρισης Αναφορών-Καταγγελιών θα βρείτε εδώ
Για να ενημερωθείτε σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας και τα δικαιώματά σας, παρακαλούμε να ανατρέξετε στη Ειδική Δήλωση Απορρήτου Υποβολής Αναφορών την οποία θα βρείτε εδώ.